在企业经营中，代他人付款是常见的资金往来行为，其核心在于明确资金的权责归属和科目选择。这类业务涉及其他应收款、其他应付款等往来科目，需通过规范的会计分录实现资金流向与会计记录的匹配。实际操作中需注意合同流、发票流、资金流的一致性，并防范潜在的税务风险。下文将从核心流程、科目差异和特殊场景三方面展开解析。
核心业务流程与分录处理
代付款的会计处理通常分为两个阶段：资金代付和款项收回。当企业为第三方垫付资金时，需通过以下分录记录：借：其他应收款
贷：银行存款/库存现金
该分录表明企业资产形态由货币资金转为对第三方的债权。待收回代付款时，反向操作：
借：银行存款/库存现金
贷：其他应收款。值得注意的是，若企业仅作为资金中转方（例如收到A公司款项后转付B公司），需分步处理：
- 收到款项时：借：银行存款，贷：其他应付款
- 转付时：借：其他应付款，贷：银行存款。
科目选择与业务实质的关联
科目使用需根据业务性质动态调整：
- 其他应收款：适用于企业主动垫资且后续需收回的情形，例如代供应商支付运费
- 其他应付款：适用于暂收代付资金的中转场景，如代收水电费后转付
- 预付账款/应付账款：当代付款与采购业务直接相关时，可跳过往来科目直接挂账。例如代付设备尾款时：
借：预付账款
贷：银行存款，待发票到位后再结转成本。
特殊场景下的风险控制
发票与合同主体分离是代付款的高风险场景。例如代购空调但发票开具给委托方时，需通过三方协议明确权利义务，并在分录中增设购进商品科目：
借：库存商品
贷：应付账款
实际付款时：
借：应付账款
贷：银行存款。同时需注意：
- 资金流水需与合同约定付款方一致，否则可能被认定为虚开发票
- 超过一年的未收回代付款需计提坏账准备，避免虚增资产。
合规性管理要点
企业应建立代付款审批制度，重点关注：
- 签订书面委托付款协议，明确代付金额、对象及违约责任
- 保存银行回单、付款指令等原始凭证
- 定期核对其他应收款明细账，清理长期挂账项目
- 对涉及跨境或大额代付业务，提前评估外汇管制和反洗钱合规要求。通过系统性管理，可有效平衡业务灵活性与财务合规性。
版权：本文档内容版权由作者发布，如需转发请联系作者本人，未经授权不得擅自转发引用，转载注明出处。
