企业运营中，垫支是常见的资金流转行为，涉及个人与公司、公司与外部主体之间的短期资金往来。根据会计准则，需通过其他应收款和其他应付款科目准确区分债权债务关系。核心在于判断资金流向：若公司为他人垫付资金，形成债权，应使用其他应收款；若员工或外部方为公司垫资，形成债务，则计入其他应付款。以下从场景分类、分录逻辑及实务要点展开分析。
一、公司垫付外部款项的会计处理
当企业为其他主体垫付费用（如代付供应商货款、员工差旅费等），本质上是企业资金的临时流出，形成其他应收款。此时需根据支付方式选择对应科目：
- 现金垫付
借：其他应收款——XX公司/个人
贷：库存现金 - 银行转账垫付
借：其他应收款——XX公司/个人
贷：银行存款 - 垫付应付款项（如代付供应商欠款）
借：其他应收款——XX公司
贷：应付账款——XX供应商
后续收回垫付款项时，反向冲销债权科目。例如收到银行还款：
借：银行存款
贷：其他应收款——XX公司/个人
二、员工为公司垫资的会计处理
员工垫付办公费、采购款等场景下，企业需确认负债，通过其他应付款核算：
- 垫付日常费用（如500元办公用品）
借：管理费用——办公费 500
贷：其他应付款——员工姓名 500 - 垫付固定资产（如200万元设备）
借：固定资产 1,660,000
应交税费——应交增值税（进项税额） 340,000
贷：其他应付款——员工姓名 2,000,000 - 垫付库存采购（如10万元货品）
借：库存商品 83,000
应交税费——应交增值税（进项税额） 17,000
贷：其他应付款——员工姓名 100,000
报销还款时，根据支付方式选择科目：
借：其他应付款——员工姓名
贷：银行存款/库存现金
三、跨科目处理的关键逻辑
- 借贷平衡原则：任何分录必须满足有借必有贷，借贷必相等，例如垫资200万元设备时，固定资产与进项税借方合计等于其他应付款贷方
- 科目性质判断：
- 其他应收款属于资产类科目，增加记借方
- 其他应付款属于负债类科目，增加记贷方
- 税费处理：涉及增值税进项税额的采购垫资，需单独拆分税额部分，确保抵扣链条完整
四、实务操作注意事项
- 凭证附件管理：报销单需注明垫付人签名、附件张数、费用类别，付款后加盖付讫章
- 筹建期特殊处理：公司成立前的垫付费用计入管理费用——开办费，经营后转入常规费用科目
- 坏账风险防范：长期未收回的垫付款需评估计提坏账准备，但常规短期垫资可不做特殊处理
通过以上分类处理，既能清晰反映资金流动，又能满足税务合规要求。实际业务中需根据具体垫资对象、资金用途及回收周期，灵活运用会计科目，确保账务处理的准确性与时效性。
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