在企业经营中，垫付购货款是常见的资金往来行为，其核心在于准确反映资金流动与债权关系。根据会计准则，这类交易需通过其他应收款或应收账款科目核算，同时需结合税费处理、坏账风险等要素进行全流程管理。以下从分录编制、业务场景、税务处理三个维度展开分析。
一、基础分录处理逻辑
垫付购货款的会计处理遵循债权确认原则，具体操作分为两步：
垫付阶段：借：其他应收款——XX单位（或个人）
贷：银行存款/库存现金
此分录表明企业资金流出形成债权，需保存银行转账凭证或签收单据作为原始凭证。收回阶段：借：银行存款/库存现金
贷：其他应收款——XX单位（或个人）
若款项无法收回，需转入坏账准备科目，计提时借：信用减值损失，贷：坏账准备；核销时借：坏账准备，贷：其他应收款。
二、典型业务场景延伸
根据交易对象与合同条款差异，分录需作适应性调整：
代第三方垫付（如供应商代购）：
垫付时需区分代收代付与实质采购。若发票直接开给购货方：
借：应收账款——客户
贷：银行存款
收回时冲抵应收账款，若涉及增值税需同步确认销项税额。员工代垫采购款：
初期挂账其他应付款，报销时转为费用：
借：管理费用/库存商品
贷：其他应付款——员工
实际支付时借：其他应付款，贷：现金。预付卡类垫付：
购买时按实际支付金额入账：
借：预付账款
贷：银行存款
使用时拆分含税价，例如面值1万元加油卡实际耗用：
借：管理费用8,849.56元
应交税费——进项税额1,150.44元
贷：预付账款10,000元。
三、税费处理要点
增值税与企业所得税的合规性直接影响分录结构：
进项税抵扣：
若垫付资金用于应税项目采购，需同步确认应交税费——应交增值税（进项税额）。例如垫付10万元购货含13%增值税：
借：库存商品88,495.58元
应交税费——进项税额11,504.42元
贷：其他应收款100,000元。所得税扣除凭证：
代垫费用需取得合规发票，否则不得税前扣除。例如替供应商垫付运费，需取得运输服务增值税专用发票并备注代付信息。
四、风险管控建议
- 坏账监控：对超期90天未收回的垫付款，需计提50%坏账准备（《企业资产损失所得税税前扣除管理办法》第二十三条）。
- 合同条款：明确垫付性质、还款期限及违约责任，避免资金占用转化为隐性成本。
- 账期匹配：若垫付周期超过供应商账期，需评估流动性风险，必要时调整短期借款科目平衡资金链。
通过系统化分录设计与风险控制，企业可有效管理垫付购货款业务，确保财务信息真实性与合规性。实务操作中需结合具体交易实质，动态调整会计政策与内部控制流程。
