如何处理已付款但未收到发票的会计分录？

在企业经营中，已付款但未收到发票是常见的业务场景。这种情况需要遵循权责发生制原则，通过合理的会计处理确保财务数据的准确性。由于付款行为已完成但未取得合法票据，需通过预付账款和暂估入账等科目进行过渡性核算，待发票到达后再进行账务调整。以下从业务流程、分录处理及核算逻辑三个层面展开详细说明。

当企业支付货款但未收到发票时，首先应确认资金流动。根据会计准则要求，付款行为需通过预付账款科目记录，体现企业对供应商的债权关系。此时会计分录为：
借：预付账款
贷：银行存款/库存现金
这一处理将资金流出与权益变动分离，避免因发票延迟影响当期损益核算。若后续收到货物但发票仍未开具，需通过暂估入账反映资产增加。例如收到原材料时：
借：原材料-暂估
贷：预付账款
暂估金额应基于合同约定或历史交易价格合理确认，并在财务报告中备注说明。

待正式发票到达后，需完成三个关键步骤：

1. 冲销暂估分录：消除过渡性科目余额
2. 确认实际成本：按发票金额调整资产价值
3. 核算进项税额：完善增值税抵扣链条
   具体分录表现为：
   借：原材料（发票金额）
   应交税费-应交增值税（进项税额）
   贷：原材料-暂估（冲销金额）
   此过程需注意暂估与实际金额差异的处理，若存在重大偏差应追溯调整前期报表。

从核算逻辑分析，该处理体现了实质重于形式原则：

• 预付账款：反映资金预付形成的债权
• 暂估入账：实现资产与负债的配比确认
• 发票核销：完成交易闭环的合法性验证
  特别需要注意的是，暂估入账材料在领用时仍需结转成本，但增值税进项税额需待取得合规票据后方可抵扣。

对于长期未取得发票的特殊情况，企业应建立预警机制：

• 超过180天未取得增值税专用发票的，已抵扣进项税需作转出处理
• 定期清理账龄超期的预付账款，评估坏账风险
• 通过函证等方式确认交易真实性，防范财税风险
  这些管理措施既能保障会计核算合规，也有助于优化企业现金流管理。