在企业日常运营中，出纳人员因业务需要垫付资金的情况时有发生，例如临时采购办公用品、预支差旅费等。这类经济行为的会计处理需遵循权责发生制原则，通过规范的会计分录准确反映资金流动与债权债务关系。从垫付款项的确认到后续核销，每个环节都需要严谨的账务处理逻辑，以确保财务报表的完整性和合规性。下文将结合会计准则与实务场景，系统梳理相关操作要点。
一、垫付款项的初始确认
当出纳人员为企业垫付资金时，该行为形成了一项短期债权，需通过其他应收款科目进行核算。根据会计记账公式，此时应编制如下分录：借：其他应收款——出纳垫付款
贷：库存现金/银行存款
例如，出纳垫付2000元采购款时，需借记其他应收款科目，反映企业对出纳的债权；贷记库存现金，表明现金资产减少。若垫付资金通过银行转账完成，则贷记科目应为银行存款。
二、费用报销与款项核销
当垫付资金用于实际支出并完成报销时，需根据费用性质进行分类核算。假设垫付款项用于差旅费，操作流程包括：
- 费用确认：根据发票等原始凭证确认费用归属
- 债权核销：冲减前期记录的其他应收款
- 资金结算：支付报销款项或归还垫付差额
对应的会计分录为：借：管理费用——差旅费（或其他相关费用科目）
贷：其他应收款——出纳垫付款
借/贷：库存现金/银行存款（差额补退）
例如，实际发生差旅费1800元且出纳垫付2000元时，需补还200元现金，此时需借记管理费用1800元，贷记其他应收款2000元，同时借记库存现金200元以反映资金变动。
三、特殊场景的账务处理
在实务中可能遇到以下复杂情形：
- 长期未核销垫付款：超过合理期限仍未报销的款项，需计提坏账准备，分录为：借：信用减值损失
贷：坏账准备——其他应收款 - 利息处理：若企业约定支付垫款利息，收到利息时需贷记财务费用，分录为：借：银行存款
贷：财务费用——利息收入 - 备用金制度：企业设立定额备用金时，拨付阶段的分录为：借：其他应收款——备用金
贷：银行存款
四、内部控制与风险防范
规范的垫付款管理需建立双重控制机制：一方面通过定期对账确保账实相符，另一方面实施预算审批制度控制垫付规模。财务部门应每月编制其他应收款明细表，重点关注超期未核销项目，并按照企业会计准则第22号要求进行减值测试。对于频繁垫付的出纳岗位，建议实行岗位轮换制与专项审计，防范资金挪用风险。
通过以上分阶段的会计处理与配套管理措施，企业不仅能清晰反映垫付款项的资金轨迹，还能有效控制财务风险。需要特别注意的是，所有垫付业务必须保留完整的原始凭证，包括借款单、报销发票、银行回单等，确保会计记录的可验证性。对于新入职财务人员，建议通过模拟案例演练掌握不同场景下的分录编制技巧，提升实务操作能力。
