在企业日常现金管理中，现金短款是实际库存金额低于账面余额的常见现象。这种现象需通过规范的会计分录准确记录，以反映资金流动的真实性并满足财务合规要求。根据会计准则，现金短款的处理需经过发现差异和原因核查两阶段，分别对应不同的科目调整。以下将详细解析其操作流程与核算逻辑。
发现现金短款时，首先需通过待处理财产损溢科目进行过渡性核算。具体操作为：借：待处理财产损溢
贷：库存现金
此步骤将账面与实际的差额暂时挂账，为后续责任追溯或损失认定提供缓冲空间。
查明原因后需分情况处理：
- 责任明确的短款（如员工过失或操作失误）：
借：其他应收款（具体责任人）
贷：待处理财产损溢
该分录将短款转为对责任人的债权，体现企业追索权利。 - 无法查明原因的短款：
借：管理费用
贷：待处理财产损溢
此类短款视为管理疏漏导致的损耗，直接计入当期费用。
需注意，待处理财产损溢作为资产类过渡科目，期末通常无余额。其核心功能是确保账务调整的阶段性清晰，避免直接冲减现金科目影响当期损益的真实性。此外，若短款涉及保险赔偿，需通过其他应收款—应收保险赔款科目单独核算。
实务操作中，企业需严格遵循内部控制流程，包括：
- 及时编制现金盘点表并留存书面记录
- 多层级审批权限设置
- 定期分析短款原因以优化管理
这些措施能有效降低现金管理风险，同时为会计分录提供可靠依据。
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