如何处理出纳借支业务的会计分录？

在企业日常运营中，出纳借支是常见的资金流转场景。当出纳因公务需要预支款项时，需遵循严格的财务流程以确保账目清晰合规。这一过程不仅涉及借支单的规范填写和审批，还需通过准确的会计分录反映资金流向。以下从借款发起、账务处理到核销还款的全流程，系统解析相关操作要点。

一、借款发起与凭证处理

1. 填写借支单
   出纳需填写包含借款人姓名、金额、用途及还款日期的借支单，并提交上级审批。例如：“其他应收款——出纳张三”需明确标注借款人信息。
2. 审批流程
   借支单须经部门负责人与财务主管双重签字确认，确保资金用途的合理性。
3. 资金划转
   审批后，款项可通过现金或银行转账支付。若为现金借支，出纳需在现金日记账中记录支出明细；若为银行转账，则需同步更新银行存款日记账。

二、会计分录编制规范

借款时需根据资金类型编制分录：

• 现金借支
  借：其他应收款——出纳（具体姓名）
  贷：库存现金
  该分录体现公司债权增加与现金减少。
• 银行转账借支
  借：其他应收款——出纳（具体姓名）
  贷：银行存款
  此操作反映资金从公司账户转移至个人账户。

特殊情形示例：若出纳借支用于采购备用金，需在凭证备注栏注明“备用金”用途，便于后续核销时匹配费用科目。

三、核销与还款处理

1. 报销冲抵
   出纳完成公务后，凭有效发票办理核销。假设预支5000元，实际花费4500元并交回500元现金：借：管理费用——差旅费 4500
   借：库存现金 500
   贷：其他应收款——出纳 5000
2. 超额支出处理
   若实际支出超出预支金额（如5500元），补付差额时：借：管理费用——差旅费 5500
   贷：其他应收款——出纳 5000
   贷：库存现金 500
3. 逾期未还处理
   如遇离职等特殊情况未归还借款，需将其他应收款转入营业外支出，但应优先通过工资扣款等方式追偿。

四、关键控制要点

• 账实核对：出纳需每日核对现金日记账与实物库存，确保借款记录与资金流向一致。
• 凭证管理：借支单、审批文件等原始凭证需单独归档，保存期限不低于15年。
• 权限分离：出纳不得自行编制会计分录，须由会计人员独立操作，避免职责混淆。

通过上述标准化流程，企业可有效防控资金挪用风险，确保其他应收款科目真实反映债权状态。值得注意的是，2025年新修订的《企业会计准则第22号》明确要求，单笔超1万元的员工借支需在财务报表附注中披露，这对账务处理的规范性和透明度提出更高要求。财务人员在实践中应持续关注制度更新，将合规要求嵌入日常操作。