查档费是企业在向工商局等行政机关调取档案时产生的费用，属于日常经营活动的常规支出。这类费用在会计核算中需遵循真实性与合规性原则，确保账务处理既符合会计准则又满足税法要求。根据业务性质，查档费通常归类为行政管理类费用，需通过特定科目进行记录。下文将从科目设置、分录编制及注意事项三个维度展开具体说明。
在科目设置层面，查档费应纳入管理费用科目。由于该费用属于企业行政管理部门为组织和管理生产经营活动产生的支出，实务中可根据企业会计政策选择不同的二级科目。例如，部分企业采用管理费用——其他进行归集，以简化核算；也有企业将其细化至管理费用——办公费，以体现费用用途的明确性。无论选择何种明细科目，均需保持核算口径的一致性，避免同一类费用分散记录。
具体会计分录需根据支付方式确定。若以现金支付，记账公式为：
借：管理费用——其他（或办公费）
贷：库存现金
若通过银行转账支付，则需调整为：
借：管理费用——其他（或办公费）
贷：银行存款
上述分录体现了借贷记账法的核心逻辑，即费用增加计入借方，资产减少计入贷方。需注意的是，实务中贷方科目通常仅涉及现金或银行存款，极少出现其他科目，例如应付账款或预付费用等。
操作过程中需关注两类特殊情形。其一，若查档费涉及大额支出或与固定资产购置相关，例如调取档案时购买的专用设备，则需根据资产确认条件判断是否计入固定资产或低值易耗品。但常规查档费金额较小，一般直接费用化处理。其二，对于享受税收优惠的企业，需在凭证备注栏标注政策依据，便于后续税务核查时提供佐证材料。
从内部控制角度，建议企业建立费用审批制度，确保每笔查档费均附有正规票据和事由说明。同时，财务人员需定期核对银行流水与费用明细账，防止漏记或重复记账。对于跨期费用，应严格遵循权责发生制原则，在费用实际发生时确认，避免人为调节利润。
