职工承担电费时如何正确处理会计分录？

企业为职工垫付电费后由个人承担的账务处理，需根据支付方式和税务处理规则进行差异化操作。核心在于区分企业代垫费用的性质，以及正确处理增值税进项税额转出等税务要求。以下从基础核算、支付场景、税务处理三个维度展开具体说明。

当电费由职工个人承担时，企业代付后需通过其他应付款科目核算往来款项。以收到电费发票金额1130元（含税）为例，基础分录为：
借：管理费用-电费 1000元
   应交税费-应交增值税（进项税额）130元
贷：银行存款 1130元
此时需同步建立代收关系：
借：其他应收款-员工 1130元
贷：其他应付款-代收电费 1130元

实际收回电费时存在两种典型场景：

1. 现金收取：
   借：库存现金 1130元
   贷：其他应收款-员工 1130元
   同时需冲减费用并转出进项税额：
   借：管理费用-电费 -1000元（红字）
      应交税费-应交增值税（进项税额转出）130元
   贷：其他应付款-代收电费 1130元
2. 工资代扣：
   在应发工资中扣除时代替现金收取：
   借：应付职工薪酬-工资 1130元
   贷：其他应收款-员工 1130元

增值税处理是此类业务的关键风险点。由于职工用电属于个人消费，根据财税36号文规定，对应的进项税额不得抵扣。企业需在支付电费时完成进项税额转出，例如：

• 若企业当月可抵扣进项税额合计5000元，其中130元为职工用电部分
• 转出分录为：
  借：管理费用-电费 130元
  贷：应交税费-应交增值税（进项税额转出）130元

实务操作中需特别注意：

• 科目选择必须严格区分管理费用（企业承担）与其他应收款（个人承担）
• 跨期费用需通过以前年度损益调整科目处理，例如收回上年垫付电费时
• 工资代扣需在薪酬发放系统中单独设置扣款项目，确保与个税申报数据匹配
• 凭证附件必须包含电费分割单、收款收据等原始单据

通过上述处理流程，既能准确反映资金流向，又能规避因错误抵扣导致的税务风险。需要特别强调的是，无论采取现金收取还是工资代扣方式，进项税额转出都是法定要求，企业不得通过调整费用科目金额替代合规的税务处理。