企业日常经营中备用金的管理涉及多个会计环节，其核心在于通过其他应收款科目实现资金流动的精准记录。备用金制度分为定额制与非定额制两类，两者的会计处理存在显著差异。根据业务场景选择合适的分录方式，既能保障资金使用效率，又能满足财务合规要求。
一、备用金拨付环节的会计处理
当企业向部门或员工发放备用金时，需根据制度类型进行科目登记。采用定额备用金制度时，核定的固定金额需全额记录为债权：
借：其他应收款——备用金（XX部门）
贷：库存现金/银行存款
例如行政部门预拨5000元，会计分录直接反映资金划转关系。而非定额备用金制度下，每次拨付需按实际申请金额入账，如销售部门申领3000元时，同样通过上述科目核算。
二、备用金使用及报销的分录要点
- 定额制度报销流程
使用部门凭发票报销时，财务只需补足已消耗金额：
借：管理费用/销售费用
贷：库存现金
这种处理保持备用金账户余额不变，例如行政部门报销2000元办公费，仅需补足现金不调整其他应收款。 - 非定额制度核销规则
需根据实际支出清算债权：
- 当使用金额小于预借数时：
借：管理费用
贷：其他应收款——备用金
同时登记余款回收：
借：库存现金
贷：其他应收款——备用金 - 当超支需补款时：
借：管理费用
贷：其他应收款——备用金
贷：库存现金
三、特殊业务场景处理
涉及增值税进项税额时，需拆分价税：
借：管理费用
借：应交税费——应交增值税（进项税额）
贷：其他应收款——备用金
例如采购办公用品含税金额2260元，其中进项税额260元需单独列示。对于跨期备用金，月末需编制收支日报表核对账户，确保账实相符。
四、备用金收回的会计操作
当取消部门备用金或人员离职时，需全额冲销债权：
借：库存现金
贷：其他应收款——备用金
如行政部门交回3000元结余资金，直接核销原科目余额。该操作适用于两种制度下的最终清算，确保资金闭环管理。
五、实务操作注意事项
- 建立备用金台账，记录领用部门、限额、责任人等核心信息
- 严格执行报销时限要求：
- 定额制按月报销补足
- 非定额制原则上应在7日内核销
- 定期进行备用金盘点，防范白条抵库风险
- 超过核定限额的申请需经财务总监审批
- 费用分类需准确对应明细科目，便于成本分析
通过规范化的会计处理，企业既能满足日常零星开支需求，又能有效控制资金风险。财务人员需特别注意制度选择对后续核算的影响，定额制侧重费用归集效率，非定额制强调资金精确控制。实际工作中建议结合电子审批系统，实现备用金申领、使用、核销的全流程数字化管理。
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