当企业为员工代垫房租时，会计处理的核心在于区分该行为属于短期债权还是职工福利。根据会计准则要求，若企业垫付后需向员工收回款项，应通过其他应收款核算；若作为非货币性福利无需收回，则需通过应付职工薪酬科目处理。这种区分直接影响资产负债表的结构和税务处理方式。
针对需要收回的代垫房租，会计处理分两步完成：
- 垫付款项阶段：借：其他应收款——代垫房租（XX员工）
贷：银行存款
此时形成企业对员工的债权，需在财务系统中单独设立明细科目跟踪。 - 工资扣回阶段：借：应付职工薪酬——工资
贷：其他应收款——代垫房租
此步骤将债权冲抵员工应发工资，需在工资表中明确列示代扣金额。实务中需注意工资扣款不得超过法定比例，避免违反劳动法规。
若企业将代垫房租转为职工福利，则需按非货币性福利处理：
- 确认福利支出：借：管理费用/销售费用/生产成本（根据部门归属）
贷：应付职工薪酬——非货币性福利 - 实际支付房租：借：应付职工薪酬——非货币性福利
贷：银行存款
这种情况下，房租支出需计入职工福利费限额（工资总额14%），超支部分需做纳税调整。若涉及企业自有房屋，还需同步计提折旧：借：应付职工薪酬——非货币性福利，贷：累计折旧。
税务处理需关注两个层面：
- 个人所得税：代垫款项若未在工资中扣回，需并入员工当月收入计税。例如垫付5000元房租且未扣回，应视作员工取得5000元应税收入。
- 增值税抵扣：取得租房专用发票时，需判断用途是否符合抵扣条件。若属于集体福利性质，对应进项税额不得抵扣。财务人员需在入账时做好税额分离：借：应交税费——应交增值税（进项税额），仅限非福利性质支出。
实务操作中常见误区包括：
- 混淆其他应收款与其他应付款科目，导致资产负债表项目错列
- 未及时冲销代垫款项，形成长期挂账引发税务稽查风险
- 福利性支出未通过应付职工薪酬核算，直接计入费用科目建议企业建立垫付账款审批流程，在垫付时即明确款项性质，同步完成个税预扣计算。对于频繁发生的代垫业务，可设置专项辅助核算项目提高账务清晰度。
版权：本文档内容版权由作者发布，如需转发请联系作者本人，未经授权不得擅自转发引用，转载注明出处。
