企业参加外地展会时，需根据业务实质选择恰当的会计科目。核心原则是将与销售推广直接相关的支出计入销售费用-展览费，通过借：销售费用-展览费；贷：银行存款基础分录记录费用发生。若涉及展品运输、场地租赁等复杂场景，则需结合业务形态进行细化处理。
对于展品运输及处置，境外参展时若展品不再运回国内，需按视同销售处理：展品发出时借：销售费用；贷：存货，同时在所得税申报环节调整视同销售收入。国内参展若存在场地租赁费预付情形，可通过长期待摊费用科目分月摊销，例如预付80万元场地费时做借：长期待摊费用80万；贷：银行存款80万，后续每月按实际使用期分摊2万元至成本。
在费用归集维度上需注意三点：
- 区分必要支出与个人消费：参展人员生活用品仅限保障工作开展的必需品可计入费用
- 低值易耗品处理：采购桌椅等物资时先计入原材料，实际领用时转为主营业务成本
- 人工成本拆分：固定员工工资通过应付职工薪酬计提，临时工费用直接计入项目成本。
税务处理需重点关注税前扣除凭证管理，包括保存展会邀请函、场地租赁合同、费用分割单等原始凭证。特别对于境外参展支出，需额外留存海关报关单、外汇支付记录等跨境交易证明文件。若收到政府展会补贴，应通过借：银行存款；贷：营业外收入-补贴收入单独核算。
期末结转时需完成损益归集，通过借：本年利润；贷：销售费用将展览费全额转入利润科目，该操作确保费用科目期末清零，准确反映当期经营成果。对于跨会计期间的展会项目，建议通过预收账款科目管理分期收款，待项目验收后按完工进度确认收入。
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