社保及医保会计分录如何正确处理？

社会保险和医疗保险的会计处理是企业财务核算的重要环节，其核心在于区分单位承担部分与个人代扣部分的核算差异。根据财政部《企业会计准则第9号——职工薪酬》要求，社保费用需通过应付职工薪酬科目进行归集，并遵循权责发生制原则。本文将结合现行会计准则，分步骤解析社保及医保的完整账务处理流程。

一、企业承担部分的分录处理

社保费用计提需根据员工所在部门归集至对应成本科目。例如行政人员社保应计入管理费用—社保费，生产人员计入生产成本—社保费。具体分录公式为：
借：管理费用/生产成本/销售费用等
贷：应付职工薪酬—社会保险费（单位部分）
值得注意的是，医保费用若属于补充医疗保险，可通过应付福利费科目核算，避免直接计入管理费用导致税务风险。

二、个人代扣部分的核算逻辑

从工资中代扣个人社保时，需建立往来科目过渡。常见处理方式有两种：

1. 其他应收款法（预扣法）：
   借：应付职工薪酬—工资
   贷：其他应收款—代扣个人社保
2. 其他应付款法（暂存法）：
   借：应付职工薪酬—工资
   贷：其他应付款—代扣个人社保
   两种方法的本质差异在于核算时点选择，企业应根据工资发放周期确定适用方式。对于次月离职员工无法扣款的情况，需通过其他应收款—代扣社保（具体人名）单独挂账。

三、社保缴纳的完整流程分录

实际缴纳社保时应合并处理单位与个人部分：
借：应付职工薪酬—社会保险费（单位部分）
借：其他应收款/其他应付款—代扣个人社保
贷：银行存款
此环节需特别注意：

• 工伤保险仅由单位承担，无需代扣个人部分
• 生育保险目前仅单位缴纳，个人不承担费用
• 失业保险单位与个人按比例分担，需分别核算

四、特殊情形的账务处理

当出现工资不足以抵扣社保或员工离职未结算时，应采用以下处理：

1. 工资表以负数体现代缴金额：
   借：其他应收款—代扣社保（具体人名）
   贷：应付职工薪酬—工资
2. 收回代垫款项时：
   借：现金/银行存款
   贷：其他应收款—代扣社保
   该处理方式符合《企业会计准则》关于应收款项的确认标准，确保资产负债表的准确性。

五、关键注意事项

1. 科目选择：建议将单位部分统一通过应付职工薪酬归集，避免直接计入费用科目
2. 计提时点：需在费用发生当期完成计提，不得延至实际缴纳月份
3. 凭证管理：代扣个人部分需保存工资表、社保缴费明细等原始凭证
4. 税务处理：单位承担的补充医疗保险不得超过工资总额5%方可税前扣除

通过以上流程可确保社保核算既符合会计配比原则，又能满足税务合规性要求。实务操作中建议采用财务软件自动生成社保分摊凭证，例如畅捷通系统支持按部门自动归集社保费用，大幅降低人工核算错误率。