如何处理现金付讫业务的会计分录？

现金付讫业务是出纳日常操作的核心环节，其会计分录的准确性直接影响企业库存现金与费用核算的真实性。这类业务需严格遵循付款凭证审核-现金支付-账务处理的流程，在完成支付后需在原始凭证上加盖"现金付讫"专用章，并通过现金日记账实时记录资金变动。以下从实务操作与会计处理两个维度展开说明。

一、现金付讫的业务处理流程

1. 凭证审核阶段：

   • 出纳需复核会计岗传来的现金付款凭证，确认金额、用途与审批手续完整
   • 重点检查费用报销类凭证是否附有合规发票、差旅费报销单等原始单据
   • 对于工资发放等批量支付业务，需核对人力资源部门提供的支出证明单与发放明细

2. 现金支付操作：

   • 根据复核无误的付款凭证实际支付现金
   • 在原始单据上加盖"现金付讫"印章及出纳人员签章
   • 支付完成后立即登记现金日记账，确保日清月结

3. 账务衔接管理：

   • 将已付款凭证移交会计岗进行总账处理
   • 每日下班前盘点现金库存，确保账实相符
   • 超限额现金需及时送存银行，存取过程需安保人员陪同

二、典型业务的会计分录处理

1. 费用报销类支付
当员工报销办公费、差旅费等日常开支时：借：管理费用/销售费用
贷：库存现金
注：需附经审批的报销单、合规发票等原始凭证

2. 工资福利发放
支付车间奖金、现金形式绩效时：借：应付职工薪酬
贷：库存现金
注：依据人力资源部出具的支出证明单办理

3. 预借差旅费
员工出差前预借备用金：借：其他应收款-××员工
贷：库存现金
注：差旅结束需及时结清借款，多退少补

4. 支付违约赔偿
缴纳合同违约金、罚款等：借：营业外支出
贷：库存现金
注：需取得收款方开具的合规收据

三、特殊情形处理规范

1. 红字凭证处理：
   当发生现金退回业务时，仍使用原付款凭证的负数冲销：借：库存现金
   贷：原借方科目
   注：需在凭证备注栏注明业务性质，加盖"现金付讫"章

2. 跨系统支付：
   涉及银行存款-现金转换时：

   • 提取备用金：借：库存现金
     贷：银行存款
   • 现金缴存：借：银行存款
     贷：库存现金

3. 凭证遗失补救：
   原始凭证丢失时，需取得原开票单位盖章证明：

   • 证明需注明凭证内容、金额等关键信息
   • 经单位负责人批准后可作为入账依据

四、账务核对要点

1. 凭证勾稽验证：
   每日核对现金日记账余额与会计总账数据，差异超过50元需立即查明原因

2. 定期清查机制：
   每月末进行现金盘点，编制现金盘点表并由监盘人签字

   • 盘盈处理：借：库存现金
     贷：待处理财产损溢
   • 盘亏处理：借：待处理财产损溢
     贷：库存现金

3. 系统数据同步：
   使用财务软件的企业需确保：

   • 出纳模块与总账模块实时对接
   • 电子支付流水与手工凭证交叉验证
   • 系统自动生成资金日报表辅助对账

通过规范化的流程设计与严谨的账务处理，现金付讫业务既能满足企业日常运营需求，又能有效防控资金管理风险。出纳人员需特别注意付款审批完整性、凭证印章规范性、账务登记及时性三大核心控制点，确保每笔现金支付业务可追溯、可验证。