部门会计借备用金的分录如何处理？

备用金作为企业日常运营的重要资金工具，其会计处理需严格遵循定额管理与非定额管理两种模式。当部门员工申请备用金时，会计人员需根据企业管理制度选择对应的核算方式，通过其他应收款——备用金科目实现资金流动的动态监控。这两种管理模式在借款、报销和核销环节存在显著差异，理解其核心逻辑是正确处理分录的关键。

在定额管理模式下，企业会为部门核定固定金额的备用金。当首次拨付备用金时，会计需记录：借：其他应收款——备用金
贷：库存现金
此时备用金账户保持定额不变，后续使用后报销时仅需补足实际支出部分。例如行政科购买办公用品花费1520元，报销分录为：
借：管理费用
贷：库存现金
此操作通过补足现金维持备用金定额。

非定额管理则根据实际需求临时拨付款项。借款时会计分录与定额管理相同，但报销时需根据实际支出金额多退少补。若员工预借1600元但实际支出1780元，需补足差额：
借：管理费用
贷：其他应收款——备用金
贷：库存现金（补付180元）
反之，若实际支出少于预借金额，则需收回余款：
借：管理费用
借：库存现金（退回80元）
贷：其他应收款——备用金。

备用金的核销与调整需关注资金流向的完整性。在定额管理下，备用金账户余额通常不变，仅通过补足费用反映实际支出；而非定额管理需在每次报销后结清借款账户。例如员工出差报销差旅费1560元并退回40元余款时：
借：管理费用
借：库存现金
贷：其他应收款——备用金
这种处理方式确保账实相符，避免资金滞留。

实务操作中需特别注意审批流程与时间节点。备用金借款需经过部门经理、财务部及高管的多级审批，且报销时限通常限定为7天或月底前。若备用金超出累计额度，财务部门有权拒绝拨付，此时需调整预算或重新申请。这些管理要求直接影响会计分录的合规性，例如超额度借款被拒时无需记账，但需在备查簿中登记。