企业日常运营中，员工因差旅、采购等业务预支现金的情况时有发生。这类业务涉及其他应收款与库存现金的科目联动，需通过规范的会计分录确保账务清晰。不同场景下的处理逻辑存在差异，关键在于准确反映资金流动与费用归属。以下从预支、报销、差额调整三个环节展开具体操作流程。
一、预支款项时的核心分录
当员工申请预支现金时，企业需通过其他应收款科目记录债权关系。该科目属于资产类科目，借方表示企业可收回的款项。此时会计分录为：
借：其他应收款——员工姓名
贷：库存现金
例如员工李明预支差旅费5000元，需借记其他应收款（李明）5000元，同时贷记库存现金5000元。此操作使企业现金减少，债权资产增加，符合权责发生制原则。
二、报销环节的差异处理
1. 报销金额等于预支款
若实际费用与预支款一致，需将其他应收款转为费用科目。假设李明全额报销差旅费：
借：管理费用——差旅费
贷：其他应收款——李明
此时原预支款项通过费用科目进入损益表，完成资金用途的最终确认。
2. 报销金额少于预支款
当员工退回剩余现金时，需同步调整现金账户。例如李明实际花费4700元，退还300元：
借：库存现金 300
管理费用——差旅费 4700
贷：其他应收款——李明 5000
该分录通过双重科目联动实现债权冲销与现金回流。
3. 报销金额超出预支款
若费用超支需补付现金，补付部分直接计入费用科目。假设李明垫付300元后报销5300元：
借：管理费用——差旅费 5300
贷：其他应收款——李明 5000
库存现金 300
此操作既冲抵原债权，又反映新增现金支出。
三、科目定义与操作要点
- 管理费用属于损益类科目，涵盖差旅费、办公费等期间费用，需根据费用归属部门选择二级科目（如销售费用）。
- 其他应收款核算范围包括：
- 员工临时借款
- 保证金/押金
- 经营租赁应收款
- 罚款/违约金等暂付款项
- 实务中需注意：
- 短期预支可不立即入账，但须纳入现金日记账每日核对
- 跨部门费用需按受益部门拆分核算
- 大额预支应签订借款协议控制风险
四、特殊场景补充说明
对于股东或高管预支款项，建议单独设置明细科目（如其他应收款——老板预支），并在归还时反向冲销：
借：库存现金
贷：其他应收款——老板预支
若预支款直接用于采购固定资产等资本性支出，则需转入在建工程或固定资产科目，避免误计费用影响损益。
通过上述流程，企业既可满足资金管理需求，又能确保财务报表真实反映经济活动。关键在于严格执行会计分期原则，及时完成债权债务的确认与冲销，维护财务数据的时效性与准确性。
