如何处理现金短缺的盘亏会计分录？

在企业日常财务工作中，现金短缺属于财产清查中常见的盘亏现象。根据会计准则，现金盘亏需通过待处理财产损溢科目进行过渡性核算，并根据查明原因后的审批结果进行最终账务处理。以下从会计流程、科目运用及实务要点三方面展开说明。

一、现金短缺的会计处理流程

现金短缺的会计分录需分两阶段处理：

1. 发现短缺时调整账实
   借（加粗）：待处理财产损溢——待处理流动资产损溢
   贷（加粗）：库存现金
   该分录将账面与实存差异暂时计入待处理财产损溢科目，确保账实相符。例如发现短缺9,000元时，需贷记库存现金9,000元，同时借记待处理财产损溢科目。

2. 审批后核销差异

   • 责任人赔偿部分：借记其他应收款科目，反映应向责任人追回的款项
   • 企业承担部分：若无法查明原因或属于管理责任，则借记管理费用科目
     例如，短缺9,000元中3,000元由出纳赔偿，剩余6,000元无法追回，则分录为：
     借（加粗）：其他应收款 3,000
     借（加粗）：管理费用 6,000
     贷（加粗）：待处理财产损溢——待处理流动资产损溢 9,000。

二、科目选择的核心逻辑

1. 待处理财产损溢的过渡性作用
   该科目属于资产类调整科目，仅用于财产清查期间的临时挂账，不得跨会计期间保留余额。根据《企业会计准则》，需在查明原因后30日内完成核销。

2. 管理费用与营业外支出的区分

   • 管理费用：适用于日常经营中的可控损失，如管理疏漏导致的短缺
   • 营业外支出：仅用于非正常损失（如自然灾害、盗窃报案等）
     实务中需注意：部分企业误将无法查明原因的短缺计入营业外支出，但根据准则要求，此类情况应归于管理责任范畴。

三、实务操作中的注意事项

1. 证据链完整性要求

   • 需留存库存现金盘点表、责任人确认书及管理层审批文件
   • 若涉及保险理赔，需附加保险公司勘查报告。

2. 增值税处理的特殊性
   与存货盘亏不同，现金短缺无需转出进项税额。因现金不属于增值税应税项目，其损失不涉及进项税调整。

3. 跨期核销的风险控制
   若短缺金额较大且原因复杂，建议在期末前完成审批流程。未及时核销的待处理财产损溢可能引发审计调整，影响财务报表真实性。

通过上述处理流程，企业既能准确反映资产状况，又能通过科目选择揭示管理问题。财务人员需特别注意审批文件的合规性及科目使用的准确性，避免因处理不当导致税务风险或审计瑕疵。