当企业为集中管理采购资金设立外埠存款专户时，需通过其他货币资金科目核算其资金流动。这类账户属于特殊存款性质，独立于常规银行存款，主要用于异地临时采购的专项支付。其核心环节包括资金划拨、采购结算、货物验收及余款回收，每个步骤均需匹配规范的借贷分录以反映资金形态变化。
一、资金划拨至采购专户的会计处理
企业将款项汇往异地开立采购专户时，资金从银行存款转入其他货币资金下属的外埠存款子目。此操作需根据银行出具的汇款凭证完成以下分录：
借：其他货币资金——外埠存款
贷：银行存款
例如，企业划拨50万元至采购专户，则需在账簿中减少银行存款，增加其他货币资金项下的外埠存款金额，确保资金流向清晰可追溯。
二、采购环节的账务处理流程
采购报销阶段
当采购人员提交供应商发票等报销凭证时，若货物尚未到达，需通过在途物资科目暂估成本，并记录增值税进项税额：
借：在途物资
借：应交税费——应交增值税（进项税额）
贷：其他货币资金——外埠存款
此分录体现采购成本的确认及外埠存款的消耗，同时为后续货物入库提供核算基础。货物验收入库阶段
货物到达后，需将在途物资转为实际库存，根据货物类型选择原材料或库存商品科目：
借：原材料/库存商品
贷：在途物资
例如，若采购的钢材到货，则需将钢材价值从在途物资转入原材料账户，完成资产形态的转化。
三、余款回收与专户注销
采购完成后，若专户存在剩余资金，需将其转回企业主账户。根据银行收账通知，需编制以下分录：
借：银行存款
贷：其他货币资金——外埠存款
此步骤终结外埠存款的使命，恢复常规银行存款的流动性。例如，专户初始存入50万元，实际采购支出45万元，剩余5万元转回时需冲减外埠存款余额。
四、关键概念与风险控制
其他货币资金的核算范围
除外埠存款外，还包括银行汇票存款、信用证保证金等专项用途资金。企业需严格区分不同子目，避免资金混用。审计与内控要点
- 需验证专户开立的必要性，例如是否因异地零星采购而设立；
- 审核资金支用是否符合采购合同约定，防止挪用；
- 定期核对专户流水与账簿记录，确保账实相符。
通过上述流程，企业既能实现采购资金的专项管理，又能通过规范的会计分录完整反映资金流动轨迹，为财务分析与决策提供可靠依据。
