其他应收款作为企业资产类科目，承担着记录非主营业务相关债权的重要职能。它像一本“杂项账簿”，涵盖员工借支、押金代付、代垫费用等零散资金往来，与主营业务的应收账款形成鲜明区隔。理解其核算逻辑不仅关乎账务准确性，更直接影响财务报表的真实性与税务合规性。下文将从核算场景、坏账处理、分录规则三个维度展开分析。
一、核心核算场景与会计分录
其他应收款的核算范围包括员工预借款、代垫费用、押金保证金等六大场景。以员工借支为例：当员工预借差旅费5,000元时，企业需通过以下分录记录资金流动：借：其他应收款——张三 5,000
贷：银行存款 5,000
待报销时若实际花费4,200元并退回800元现金，则需平账：借：管理费用——差旅费 4,200
借：库存现金 800
贷：其他应收款——张三 5,000。这种“先挂账后冲销”的模式要求财务人员严格追踪借支余额，避免出现超期未结清的情况。
对于代垫款项的处理，需特别注意资金性质确认。例如企业为合作方代垫30,000元运费时：借：其他应收款——某合作方 30,000
贷：银行存款 30,000
收回时反向冲销，同时必须签订书面协议明确代垫性质，防范税务风险。
二、坏账准备与核销处理
根据预期信用损失模型，企业需定期对其他应收款进行减值测试。假设某客户欠付代垫款10万元且已破产，计提坏账时应作分录：借：信用减值损失 100,000
贷：坏账准备 100,000
实际核销时则需经审批后调整：借：坏账准备 100,000
贷：其他应收款——某客户 100,000。值得注意的是，若已核销款项后续收回，需分两步处理：先恢复债权与坏账准备，再记录实际收款，确保资产负债表与现金流量表同步更新。
三、特殊场景与风险管理
在押金管理中，企业支付仓库租赁押金20,000元时：借：其他应收款——押金（某房东） 20,000
贷：银行存款 20,000
若押金逾期未退，需转为营业外支出并同步调整税务申报。对于关联方资金往来，需警惕股东借款长期挂账风险——超过1年未归还可能被税务机关视为分红，需代扣20%个人所得税。
备用金管理则强调“定额补足”原则。拨付销售部10,000元备用金时：借：其他应收款——备用金（销售部） 10,000
贷：银行存款 10,000
月末报销8,000元后补足至原定额：借：销售费用 8,000
贷：银行存款 8,000。这种动态管理模式既能满足零星开支需求，又可有效控制资金挪用风险。
四、合规性操作要点
- 科目边界管控：严格区分与应收账款、预付账款的核算范围，禁止将投资款等违规计入其他应收款
- 定期清理机制：每月核对账龄表，对超3个月款项启动催收程序，1年以上挂账需评估坏账风险
- 票据管理规范：代垫费用必须取得合规票据，无票支出需及时补开，严禁购买虚假发票
- 税务风险预警：年末重点清理股东借款、长期挂账款项，避免触发税务稽查
通过建立完善的内部控制流程，结合ERP系统实现自动化对账与预警，企业可显著提升其他应收款管理效能。财务人员需时刻谨记：这个科目既是资金流动的“记录者”，更是企业合规经营的“晴雨表”。
