在企业经营中，租金作为常规费用常涉及权责发生制原则的应用。当出现租金应付未付时，会计处理需要同时反映费用确认和负债形成两个维度。根据租赁资产使用部门、出租方性质及结算周期等差异，会计分录存在不同处理方式，核心在于准确匹配经济实质与会计准则要求。
从费用确认角度，未付租金需根据受益部门属性计入对应科目。若租赁资产用于行政管理部门，应借记管理费用；若用于生产车间则借记制造费用；销售部门使用则计入销售费用。这种分类依据《企业会计准则第21号——租赁》对费用归集的要求，确保成本与收入配比。
会计记账公式示例（以管理部门租赁为例）：借：管理费用——租赁费
贷：其他应付款——XX单位
当出租方为企业单位时，实务中存在两种处理方式：①通过应付账款科目核算商业信用形成的债务；②使用其他应付款核算非主营业务往来。根据《企业会计准则应用指南》，若租赁属于常规经营活动且与主营业务直接相关，建议优先选择应付账款科目。例如厂房租赁给供应商的情形：借：制造费用——房租
贷：应付账款——XX公司
特殊情形下需注意三点差异处理：
- 政府单位出租资产时，根据《政府会计准则》需通过应缴财政款核算
- 员工宿舍等福利性租赁，按《职工薪酬准则》应借记应付职工薪酬——非货币性福利
- 超过一年的长期未付租金，根据《企业会计准则第30号》需评估是否计提利息费用
对于跨期租金结算，若采用后付费模式（如季度结算），建议分阶段处理：
- 预付下季度款项时：借：其他应付款
贷：银行存款 - 实际使用月份确认费用：借：管理费用/制造费用
贷：其他应付款
重要风险提示：长期挂账的应付租金需按《企业会计准则第22号》计提坏账准备，特别是逾期超90天的款项。会计处理应为：借：信用减值损失
贷：坏账准备——其他应收款
通过上述处理，既能满足真实性原则反映企业负债状况，又符合谨慎性原则防控财务风险。实务操作中需结合合同条款、付款周期、出租方性质等多维度因素，选择最匹配的会计科目与处理方式。
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