当企业遇到需要垫付工资的业务场景时，其会计处理需遵循权责发生制原则，通过设置其他应收款和应付职工薪酬科目反映资金流动。根据垫付主体不同，可分为企业垫付和个人垫付两类情况，核心在于准确区分资金性质与权责归属。
对于企业为员工垫付工资的情形，会计处理分两步完成。首先垫付资金时，需确认企业债权的形成：借：其他应收款——垫付工资人员名称
贷：银行存款/库存现金该分录体现企业资金流出与对员工的应收债权。待实际发放工资时，通过冲减应付职工薪酬科目完成核算：借：应付职工薪酬——应付职工工资
贷：其他应收款——垫付工资人员名称
贷：银行存款（差额部分）
若涉及员工个人垫付公司费用的特殊场景，会计处理需转换为负债科目核算。垫付发生时：借：管理费用/销售费用（对应费用科目）
贷：其他应付款——员工姓名待企业归还垫付款项时：借：其他应付款——员工姓名
贷：银行存款
实际操作中需特别注意三个要点：一是权责归属的界定，明确垫付行为属于临时借款还是费用报销性质；二是凭证的完整性，需取得经审批的借款单、工资发放表等原始单据；三是税务合规性，员工垫付款项如涉及增值税业务需保留合规票据。对于涉及社保公积金的情况，还需同步处理代扣代缴分录：借：应付职工薪酬——工资
贷：其他应收款——个人社保
贷：其他应收款——个人公积金
贷：应交税费——个人所得税
常见错误处理包括混淆其他应收款与其他应付款科目，或将垫付工资直接计入费用科目而未通过往来科目过渡。建议建立规范的垫付审批流程，在ERP系统中设置专项辅助核算，确保每笔垫付业务可追溯可核销。
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