企业日常运营中，备用金的管理是财务核算的重要环节，其会计处理需严格遵循资金流动的轨迹和会计准则。备用金主要用于小额零星开支，如差旅费、办公用品采购等，其核算需通过其他应收款科目下设的明细账户完成。不同场景下的分录逻辑和科目选择直接影响财务数据的准确性，需结合企业实际制度（一次性或定额）灵活应用。
一、备用金的设立与拨付
当企业从银行提取备用金时，需通过其他应收款——备用金科目记录资金转移：借：其他应收款——备用金
贷：银行存款
这一分录体现了备用金从企业主账户到专用账户的划拨过程。若采用定额备用金制度，需按核定金额拨付，后续仅需补充差额；而一次性备用金则需在每次支出后重新申请。
二、备用金的使用与报销
备用金实际支付时，需根据费用性质计入对应科目：
- 支付小额费用（如差旅费）：
借：管理费用/销售费用
贷：其他应收款——备用金 - 涉及税费（如采购进项税）：
借：应交税费——应交增值税（进项税额）
贷：其他应收款——备用金
若备用金账户余额不足需补充，按差额进行分录：
借：其他应收款——备用金
贷：银行存款/库存现金。
三、备用金的收回与期末处理
备用金使用后需定期收回或核销：
- 期末收回未使用的备用金：
借：银行存款
贷：其他应收款——备用金 - 定额备用金制度下，日常报销直接计入费用科目，无需调整备用金账户。
企业需编制收、支日报表进行核对，确保账实一致，并定期盘点防止挪用。
四、特殊场景处理
- 预支备用金：员工预支时需单独记录，报销时冲抵预支款：
借：其他应收款——个人备用金
贷：银行存款 - 备用金转回：若备用金超额存放，需将多余部分转回主账户：
借：银行存款
贷：其他应收款——备用金。
五、核心管理原则
- 科目归属：备用金属于其他应收款或库存现金科目，需根据用途明确分类。
- 制度选择：小额低频支出适用一次性备用金，高频支出则采用定额备用金以简化流程。
- 内部控制：需指定专人管理，禁止挪用，并通过定期审计确保合规性。
通过规范的分录流程和严格的制度设计，企业可有效平衡资金使用效率与风险控制，确保财务数据的透明度和完整性。
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