规范的文字表述是保证会计分录准确性和可读性的基础。在会计实务中，账户名称、金额标注和摘要说明等文字要素必须遵循严格的书写要求，既要符合会计准则的规范性，又要满足审计核查的可追溯性。这些文字要求贯穿于借贷方向的确定、科目的选择以及经济业务的描述全过程，直接影响财务信息质量。
账户名称的规范性是首要要求。必须使用《企业会计准则》或行业统一规定的标准科目名称，禁止使用简称或自定义名称。例如"应收账款"不能简写为"应收"，"应交税费——应交增值税（销项税额）"需要完整标注科目层级。对于特殊行业如金融业使用的"存放中央银行款项"等专属科目，更需确保术语的精准性。这项要求既能避免科目混淆，又能保证财务软件的自动识别功能正常运行。
摘要的书写规范要求简明扼要地反映经济业务实质。具体包括三个要素：业务主体、业务内容和时间节点。例如"支付2025年3月北京分公司办公室租金"比"付租金"更规范。涉及人名的需使用全称，如"李红霞报销2月上海出差差旅费"中禁止使用"李经理"等代称。对于调账业务，需注明调整原因，如"补提2024年度未计提设备折旧"需说明补提依据。
金额标注的准确性包含双重要求：数值精确性和格式规范性。金额必须精确到最小货币单位，人民币标注需前置"¥"符号，如"¥12,345.67"。多笔金额的借贷方必须纵向对齐，复合分录中同一方向的金额采用千分位分隔符保持视觉统一。特殊业务如外币结算需同时标注原币金额和汇率折算结果，例如"借：固定资产 ¥68,500（USD 10,000×6.85）"。
格式编排的统一性体现在三个层面：一是借贷方向采用"先借后贷"的纵向排列，贷方科目需退后两字符；二是复合分录的层级处理，一借多贷时借方科目置顶，多个贷方科目依次缩进；三是多步骤业务的分割处理，如跨期费用需按权责发生制拆分为多个分录。以偿还银行贷款为例：
借：长期借款 100,000
借：财务费用——利息支出 5,000
贷：银行存款 105,000
这种编排既保持借贷平衡，又清晰反映本金与利息的构成。
复合分录的文字处理需特别注意业务关联性。允许一借多贷或一贷多借，但禁止将无关联业务合并为多借多贷。例如采购固定资产时：
借：固定资产 80,000
借：应交税费——进项税额 10,400
贷：应付账款 90,400
这类处理保持了业务完整性。但不同性质的收支业务必须分拆，如不能将销售收入与费用报销合并处理。
