员工请假的会计分录如何处理？

员工请假涉及的会计处理需根据假期类型和薪酬政策进行区分，核心在于判断是否属于带薪缺勤以及是否涉及工资扣减。根据《企业会计准则》要求，需通过应付职工薪酬科目反映工资核算过程，同时结合权责发生制原则处理不同场景下的费用确认。以下从非累积带薪假、累积带薪假及特殊假期三个维度展开具体操作流程。

一、非累积带薪假处理：事假与病假

非累积带薪缺勤（如事假、病假）通常按实际发生期间进行核算。若员工请假导致工资扣减，企业需调整应付职工薪酬的计提金额：

1. 计提工资时：根据考勤记录扣除缺勤工资后计提借：管理费用/销售费用/制造费用（按部门）
   贷：应付职工薪酬——工资（扣除后金额）
   例如员工月薪10,000元，请事假2天，按21.75天折算日薪459.77元，扣款919.54元。

2. 发放工资时：扣款部分可能计入营业外收入或冲减费用
   借：应付职工薪酬——工资
   贷：银行存款（实发部分）
      营业外收入——请假扣款（如企业将扣款作为违约金处理）。

3. 特殊情况：病假工资若需支付最低保障部分，仍按比例计提费用，仅超出法定支付标准的部分可扣减。

二、累积带薪假处理：年假与婚假

累积带薪缺勤（如年假、婚假）需在员工取得休假权利时确认负债，而非实际休假期间：

1. 权利确认时：按预期休假天数计提费用
   借：管理费用/销售费用
   贷：应付职工薪酬——累积带薪缺勤
   例如员工获得10天年假，日均工资200元，计提2,000元负债。

2. 实际休假时：冲减预提负债
   借：应付职工薪酬——累积带薪缺勤
   贷：银行存款（或应付职工薪酬——工资）。

3. 未使用假期处理：若员工放弃休假，企业支付补偿金需计入工资科目
   借：应付职工薪酬——累积带薪缺勤
      应付职工薪酬——工资（补偿金部分）
   贷：银行存款。

三、特殊假期处理：产假与医疗期

1. 产假工资核算：

   • 生育津贴由社保基金支付，企业收到时挂账其他应付款
     借：银行存款
     贷：其他应付款——生育津贴。
   • 企业补足工资差额部分正常计提
     借：管理费用
     贷：应付职工薪酬——工资。

2. 长期病假（医疗期）：

   • 按当地最低工资标准的80%支付病假工资，计提时全额确认费用
     借：管理费用
     贷：应付职工薪酬——工资
   • 实际发放低于计提部分，差额转入营业外收入或冲减下期费用。

四、注意事项与合规要点

1. 工资计算基准：月计薪天数统一按21.75天折算，避免使用实际工作日导致合规风险。
2. 税务处理：
   • 请假扣款作为营业外收入需缴纳企业所得税，但不涉及增值税。
   • 生育津贴免征个人所得税，企业补足部分并入工资计税。
3. 科目设置：建议在应付职工薪酬下设置非累计带薪休假、累积带薪缺勤等明细科目，确保核算清晰。

通过上述分类处理，企业可在满足会计准则要求的同时，实现薪酬成本的合理分摊与税务合规。实际操作中需结合内部休假政策与地方劳动法规动态调整核算流程。