编写会计做账分录书是会计工作的核心技能，其本质是将经济业务转化为标准化的会计语言。不同于简单的借贷记录，规范的会计分录需要遵循会计恒等式、借贷记账规则和严格的格式要求。通过分析经济业务实质，准确判断会计科目属性及增减方向，才能确保财务数据的真实性和可追溯性。本文将系统阐述分录书的编写流程、格式规范及常见注意事项。
规范的会计分录编写流程包含五个关键步骤。首先，分析经济业务，明确涉及哪些账户发生变动，例如销售商品会涉及应收账款、主营业务收入等科目。其次，判定科目属性，根据资产=负债+所有者权益的恒等式，确认科目属于资产类、负债类还是权益类。第三，确定金额变动，分析各科目增减数额，如应收账款增加10000元，银行存款减少3000元。第四，确定记账方向，遵循资产费用类增加记借方，负债权益类增加记贷方的原则。最后，验证借贷平衡，确保总借方与总贷方金额相等。
在格式规范上，需特别注意三点技术细节。先借后贷是基本原则，借方科目顶格书写，贷方科目退后两字符。例如处理差旅费报销：借：管理费用-差旅费 1000
贷：库存现金 1000
当涉及复合分录时，同一方向的多个科目应保持首字对齐，金额个位数右对齐。对于三级科目，应采用一级科目——二级科目（三级科目）的层级标注方式。需要强调的是，不允许出现多借多贷的分录，特别是涉及过渡科目时，必须分凭证处理。
会计摘要的编写直接影响账务可追溯性。摘要需包含五个要素：经办人、时间、事项、对象、性质。例如"王芳报销2025年3月北京展会差旅费"比"差旅费报销"更具信息量。涉及调账业务时，必须注明调整原因及期间，如"补提2024年12月未计提的房租摊销"。特别要注意，涉及债权债务必须使用对方单位全称，避免使用简称导致混淆。
常见操作误区主要集中在科目使用和凭证合并两方面。新手易将应收账款与应付账款混淆，或将费用类科目借贷方向记反。例如设备折旧应借记"管理费用"，却错误贷记。在凭证合并方面，要避免将不同性质的银行流水合并处理，如A、B账户收款应分两条分录记录。此外，原始凭证缺失是重大隐患，每笔分录必须对应完整的业务单据，如发票、合同或审批单。
需要特别注意的是过渡科目处理规范。例如结转生产成本时，必须分两个凭证处理：凭证一
借：库存商品 200
贷：生产成本 200
凭证二
借：主营业务成本 200
贷：库存商品 200
若合并处理既违反多借多贷禁令，又会导致明细账的"对方科目"信息混乱。财务软件通常默认取首个出现的对方科目，这会造成生产成本被重复统计。
