企业日常运营中，预支报销是常见的财务管理场景，涉及其他应收款、管理费用等科目。其核心在于通过借贷平衡实现资金流动与费用核销的衔接，具体操作需根据预支金额与实际报销金额的差异调整分录。以下结合不同场景，系统阐述会计分录的处理逻辑。
一、预支阶段的基础分录
当员工申请预支款项时，企业需建立债权关系。此时会计分录为：
借：其他应收款——员工姓名
贷：库存现金/银行存款
例如预支5000元差旅费，需全额计入其他应收款，冲减现金资产。此阶段的关键在于明确资金流向，并在出纳现金日记账中详细记录日期、凭证号、对方科目及业务摘要。
二、报销金额与预支金额相等的处理
若员工实际报销费用等于预支金额，表明资金完全用于业务支出。会计分录为：
借：管理费用/销售费用——差旅费
贷：其他应收款——员工姓名
例如李明将预支的5000元全额用于差旅，则直接核销其他应收款，并将费用归集至对应部门科目。此时无需涉及现金变动，但需注意费用归属部门（如管理部门使用管理费用，销售部门使用销售费用）。
三、报销金额小于预支金额的调整
当存在结余资金时，需通过以下分录完成退还款项与费用确认：
借：库存现金（退回金额）
管理费用/销售费用（实际支出）
贷：其他应收款——员工姓名（预支总额）
例如预支5000元后仅报销4700元，剩余300元需退回。此时库存现金增加300元，其他应收款全额冲抵，差额部分计入费用科目。这种处理既保证资金完整性，又避免虚增费用。
四、报销金额超过预支金额的补足
若实际支出超出预支额度，需补录员工垫付部分：
借：管理费用/销售费用（总支出）
贷：其他应收款——员工姓名（预支金额）
库存现金（补付差额）
例如李明垫付300元使总费用达5300元，企业需额外支付300元现金。此分录将超支部分纳入现金支出，同时保持费用核算的准确性。
五、特殊场景的延伸处理
对于跨部门费用分摊或备用金管理，需额外注意：
- 部门协同报销：同一费用涉及多部门时，按比例拆分科目。例如差旅费60%归属管理部、40%归属销售部：
借：管理费用——差旅费（60%）
销售费用——差旅费（40%）
贷：其他应收款——员工姓名 - 备用金循环使用：若采用备用金制度，首次预支分录为借：其他应收款-备用金，贷：银行存款；后续报销时直接冲减备用金科目。
通过上述流程，企业可系统管理预支报销业务，确保权责发生制与收付实现制的协调。实务操作中还需结合内部审批流程、凭证管理及会计软件辅助（如自动核销预支记录），以提高核算效率并降低差错风险。
