企业使用普通发票支付电费时，会计处理的核心在于明确价税合一入账原则与费用归集逻辑。由于普通发票不具备增值税进项税额抵扣功能，其金额需全额计入成本或费用科目，具体操作需结合企业类型、费用归属部门及业务场景进行灵活调整。以下从入账确认、科目选择、流程管理三个维度展开分析。
在确认电费实际发生时，企业需根据费用受益对象确定会计科目。若电费用于行政管理部门，应借记管理费用——电费；生产车间使用的电费应计入制造费用；直接用于产品生产的则需归入生产成本。当取得普通发票并支付款项时，会计分录为：
借：管理费用/制造费用/生产成本
贷：银行存款/应付账款。例如某小规模纳税人支付管理部门电费5000元，应全额计入管理费用，无需拆分税额。
若企业采用预付账款模式，需分阶段处理。未取得发票时预付电费，应借记预付账款——电费，待取得普通发票后冲销预付并确认费用：
- 预付阶段：
借：预付账款——电费
贷：银行存款 - 取得发票后：
借：管理费用/制造费用
贷：预付账款——电费。这种处理方式既能匹配权责发生制要求，又可避免费用跨期错配。
期末结转时，所有电费需通过本年利润科目进行损益核算。以管理部门电费为例，结转分录为：
借：本年利润
贷：管理费用——电费。此步骤将当期费用纳入利润表，实现会计期间匹配。需特别注意，若涉及多部门费用分配（如生产与管理部门共用电路），需按合理标准（如用电量比例）进行分摊后再结转。
特殊场景下还需考虑以下处理：
- 代收代付电费：物业公司转售电费时，需贷记其他业务收入并计提销项税额
- 疫情期间减免：若电费优惠直接冲减应付金额，需将减免部分计入营业外收入
- 职工宿舍电费：福利性支出应通过应付职工薪酬——福利费核算，且不得抵扣进项税。这些场景均需在普通发票入账时同步完成税务处理与科目勾稽。
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