如何正确处理员工代垫工资的会计分录？

在日常企业经营中，员工代垫工资可能因薪资发放流程调整或特殊业务需求而产生。这类业务的会计处理需要根据垫付主体、资金流向及后续结算方式选择正确的科目。核心逻辑在于区分企业为员工代垫与员工为第三方代垫两类场景，并关注其他应收款与应付职工薪酬的联动关系。

针对企业为员工代垫工资的情况，主要涉及三个环节。首先在发放代垫工资时：借：其他应收款——代垫工资
贷：银行存款/库存现金
该分录体现企业暂时性资金流出形成的债权。当员工通过工资扣减方式偿还时，需通过：借：应付职工薪酬
贷：其他应收款——代垫工资
若员工直接现金归还，则分录调整为：借：库存现金
贷：其他应收款——代垫工资
值得注意的是，若员工未能偿还代垫款，需根据原因转入管理费用（如企业自愿豁免）或营业外支出（如员工离职未清偿）。

对于员工为外部主体代垫工资的特殊场景，例如为关联企业垫付薪酬，会计处理需调整科目方向。垫付时：借：其他应收款——B公司
贷：库存现金
收回款项时反向冲销即可。此类业务需特别注意凭证完整性，建议附上垫付协议及银行流水作为原始单据。

实务操作中还需关注两个关键细节：

1. 工资代垫与费用代垫的区分，代垫工资直接关联薪酬体系，而代垫费用（如差旅费）需根据费用类型选择科目
2. 备用金制度的衔接，若企业已设置备用金账户，代垫工资的核销可通过备用金科目过渡，但需保持与其他应收款的勾稽关系

正确处理这类业务既能准确反映企业资产负债情况，又能避免因科目错配导致的税务风险。财务人员应定期清理其他应收款明细，对长期挂账的代垫款项及时进行坏账处理，确保会计信息的真实性。