如何正确编制收回垫付款的会计分录？

在企业经营中，垫付款是常见的资金往来行为，其核心是通过其他应收款科目进行核算。当垫付款项收回时，会计分录需准确反映资金流动和债权关系。不同场景下的处理方式虽存在差异，但均遵循权责发生制和会计等式平衡原则。以下从分录逻辑、操作步骤、注意事项等角度展开分析。

垫付款收回的基本分录以其他应收款科目为核心。假设企业为A公司垫付运费10,000元，收回时会计分录为：
借：银行存款 10,000
贷：其他应收款—A公司 10,000
此分录表明企业已收回债权，资金重新流入账户。若垫付时涉及增值税进项税额，需注意在收回时同步调整相关科目，例如代垫运费中包含可抵扣税额，则原垫付分录应为：
借：其他应收款—A公司 9,000
应交税费—应交增值税（进项税额） 1,000
贷：银行存款 10,000
收回时仅需冲销其他应收款科目，增值税部分已单独处理。

对于不同类型的垫付款，需根据业务实质调整分录：

1. 员工代垫费用：如员工出差预支差旅费5,000元，报销时实际发生4,500元并归还500元。分录需分两步处理：
   • 报销费用：借：管理费用 4,500，贷：其他应收款—员工 4,500
   • 收回余款：借：库存现金 500，贷：其他应收款—员工 500
2. 供应商代垫货款：若垫付后供应商开具发票，需将代垫款与应付账款关联。例如垫付30,000元采购款：
   • 垫付时：借：其他应收款—供应商 30,000，贷：银行存款 30,000
   • 结算货款时：借：应付账款 30,000，贷：其他应收款—供应商 30,000

原始凭证管理是确保分录合规的关键。收回垫付款需附以下证据：

• 银行转账回单（电子回单需加盖银行章）
• 收款收据（注明款项性质、金额及双方签章）
• 业务合同或协议（证明垫付行为的合法性）
  例如网页4案例中，公司为个人垫付货款需保存汇款凭证和借支单，避免税务稽查时因凭证缺失引发风险。

实务中常见的错误包括科目混淆和金额错配。某企业误将代垫运费计入应收账款，导致资产负债表科目失真。正确做法应根据款项性质区分：

• 应收账款：与主营业务直接相关的债权（如商品销售未收款）
• 其他应收款：非经营性垫付款（如保证金、员工借款）
  此外，需定期清理其他应收款余额，超1年未收回的垫付款可能被税务机关认定为股东分红，需补缴个人所得税。

特殊场景下，垫付款可能涉及损益调整。例如企业代客户垫付的促销费用若无法收回，需计提坏账准备：
借：信用减值损失
贷：坏账准备—其他应收款
此处理遵循谨慎性原则，避免高估资产。若后续收回已核销款项，则需反向冲回分录并确认收入。