在企业日常经营中，预支款项的会计处理需要根据业务性质、资金回收周期及内部制度灵活选择科目。这类业务既涉及资产类科目如其他应收款、预付账款，也可能与负债类科目如应付职工薪酬产生关联。正确的科目选择不仅影响财务报表的准确性，还与税务合规性、资金管理效率密切相关。以下从核心科目应用、实务操作流程及风险控制三个维度展开分析。
一、其他应收款：员工短期借款场景的标准化处理
当企业向员工提供短期预支款（如差旅备用金或临时借款）时，通常通过其他应收款科目核算。该科目属于资产类，反映企业未来可收回的债权。例如，员工预支差旅费5,000元时：
借：其他应收款-员工借款 5,000
贷：银行存款 5,000
后续报销时若实际支出4,800元，则需冲减债权并处理差额：
借：管理费用-差旅费 4,800
贷：其他应收款-员工借款 4,800
剩余200元若未归还，可转入其他应收款-待收回款项或根据企业制度追缴。该处理方式要求企业与员工签订书面协议，明确还款期限及违约责任。
二、应付职工薪酬：工资预支的一体化核算
若预支款项属于工资性质（如提前发放部分薪资），部分企业选择直接通过应付职工薪酬科目处理。例如预支员工工资10,000元时：
借：应付职工薪酬 10,000
贷：银行存款 10,000
月末计提工资时，需按应发总额补足差额。假设当月应发工资15,000元，则补充计提分录为：
借：管理费用/销售费用 5,000
贷：应付职工薪酬 5,000
此方法将预支与薪酬发放合并处理，简化流程但需注意：①预支部分需在工资表中单独列示；②个税计算应以实际发放总额为基数，避免漏缴风险。
三、预付账款：长期预付款的递延确认机制
针对周期较长的预付款项（如预付半年房租、采购定金），建议采用预付账款科目进行递延分摊。例如预付供应商货款30,000元时：
借：预付账款-某供应商 30,000
贷：银行存款 30,000
实际收到货物后，按价税分离原则冲减预付：
借：原材料 26,548（30,000/1.13）
应交税费-进项税额 3,452
贷：预付账款 30,000
特殊场景如预付卡处理需注意：①购买预付卡时以实际支付金额入账，而非面值；②用于职工福利时需将预付金额按比例转入应付职工薪酬，并同步计提个税。
四、风险控制要点与特殊场景处理
- 税务合规性：预支工资需在发放时完成个税代扣，例如预支10,000元若属于税前款项，需在次月合并收入计算应纳税额。预付卡用于业务招待时，需将40%部分作为业务招待费，剩余60%可税前扣除。
- 坏账管理：超过1年未收回的预支款应转入其他应收款并计提坏账准备：
借：信用减值损失 30,000
贷：坏账准备 30,000 - 外币预支：涉及外汇结算时需按交易日汇率入账，期末根据汇率变动调整账面价值，差额计入汇兑损益。
通过上述分析可见，预支业务的会计处理需结合资金用途、回收周期及税务要求进行科目选择。实务中建议企业建立《预支款管理制度》，明确审批权限、核算科目及冲销流程，同时定期清理长期挂账款项以防范财务风险。
