如何正确处理现金发放工资的会计分录？

现金发放工资的会计处理需遵循权责发生制与费用配比原则，核心在于区分工资计提与发放的时点差异。根据《企业会计准则》，现金工资核算涉及应付职工薪酬、库存现金、其他应付款等科目联动，需结合代扣代缴项目（社保、个税）与费用分摊规则精准分类。正确处理需关注现金管理规范与税务申报合规性，防范科目混用导致的资金风险。

一、基本流程与分录公式

现金发放工资的核心步骤包含计提与发放两个环节：

1. 提取现金（从银行账户取现）：
   借：库存现金
   贷：银行存款
   示例：提取6万元现金时，需同步登记现金日记账

2. 工资发放（含代扣项目）：
   借：应付职工薪酬——工资
   贷：库存现金
   贷：其他应付款——社保（个人部分）
   贷：应交税费——应交个人所得税
   操作要点：

   • 实发金额=应发工资-社保个人部分-个税
   • 单笔现金支出超5万元需向央行报备

二、代扣代缴项目处理

社保与个税的分录联动：

1. 社保代扣：

   • 计提企业承担部分：
     借：管理费用/销售费用
     贷：应付职工薪酬——社保
   • 代扣个人部分：
     借：应付职工薪酬——工资
     贷：其他应付款——社保

2. 个税申报：

   • 代扣时：
     借：应付职工薪酬——工资
     贷：应交税费——应交个人所得税
   • 上缴时：
     借：应交税费——应交个人所得税
     贷：库存现金/银行存款

税务规则：

• 个税需在次月15日前完成申报缴纳
• 社保个人部分代扣金额不得低于缴费基数下限

三、特殊场景处理规范

工资计提与实发差异调整：

1. 多计提场景（计提>实发）：
   • 红字冲销差额：
     借：管理费用——工资（红字）
     贷：应付职工薪酬（红字）
2. 少计提场景（计提<实发）：
   • 补提差额：
     借：管理费用——工资
     贷：应付职工薪酬

跨期工资处理：

• 年末预提未付工资需通过预提费用科目过渡
• 次年5月31日前未发放需纳税调增

四、现金管理与风险控制

现金安全规范：

• 单日现金库存不得超3万元（小微企业）
• 发放时需双人复核并取得员工签收凭证

内控要点：

1. 建立工资发放台账记录领取人、金额及签章
2. 按月编制现金盘点表核对账实差异
3. 超5万元现金支出需提前向银行预约

审计重点：

• 验证应付职工薪酬与现金日记账勾稽关系
• 穿透测试代扣项目的计算准确性

五、税务合规与凭证管理

税前扣除条件：

• 现金工资需取得员工签收表作为扣除凭证
• 未代扣个税将面临0.5-3倍罚款

凭证归档要求：

1. 工资表：包含应发工资、代扣项目及实发金额
2. 个税计算表：列明税率级差与速算扣除数
3. 现金支出审批单：经财务负责人签字确认

建议企业采用电子签收系统替代手工签字，通过银行代发减少现金使用。对于频繁使用现金发放工资的企业，需定期向税务机关提交现金交易报告，避免触发反洗钱监控。审计阶段应重点检查签收记录连续性，防范虚构员工冒领工资的舞弊风险。